Wie gestaltet man einen Brief im DIN Format? Welche DIN-Regeln und -Normen gelten? Welche DIN-Standards? Wir bieten neben einer Beschreibung der DIN Standards einen Geschäftsbrief nach DIN 5008 als Beispiel und Mustervorlage. So sollte es leicht für Sekretärinnen sein, einen DIN 5008 Geschäftsbrief zu schreiben. Aber warum sollte nicht auch einen Privatbrief in DIN Form schreiben? Die DIN 5008 enthält Formvorschriften für korrekte Textgestaltung im geschäftlichen Schriftverkehr.

Einführung

Die DIN 5008 "Schreib- und Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung" stellt die Grundlage für die Gestaltung von schriftlichen Unterlagen im Büro- bzw. Verwaltungsbereich dar. Die Festlegungen betreffen auf Interpunktion, Schrift- und Rechenzeichen, Formeln, Tabellen, Gliederung von Texten,... usw. Ziel ist die übersichtliche und zweckmäßige Gestaltung von Schriftstücken.

Neuerungen

Tabellen

Auf Basis der DIN 55301 (Gestaltung statistischer Tabellen) wurden Normen erarbeitet für die einheitliche Gestaltung von Tabellen und deren Einbindung in den Fließtext unter Berücksichtigung der Möglichkeiten von Textverarbeitungsprogrammen.

E-Mail

Für E-Mails gelten im Wesentlichen die gleichen Formvorschriften wie für Geschäftsbriefe erweitert um Spezifika von E-Mails. So haben E-Mails ebenfalls eine Anrede und bestimmte Informationen am Ende zu enthalten. Nicht betroffen sind interne Kurznachrichten und Memos, die bloß Ersatz für Schriftverkehr sind.

Absenderangabe

In der Absenderangabe sind die Bestandteile sowie die Positionierung der Absenderangaben im Geschäftsbrief festgelegt, speziell bei Briefen ohne Aufdruck (Beginn in Zeile 5 bzw. nach 16,9 mm).

Wesentliche Änderungen

Datum

Es ist nun wieder gestattet die früher verwendete numerische Schreibweise tt.mm.jjjj zu verwenden. Voraussetzung ist aber die Eindeutigkeit. Im internationalen Schriftverkehr sollte jedoch die europäische Norm jjjj-mm-tt angewendet werden.

Telefon und Fax

Die Telefon- und Faxnummern ist nach funktionalen Bestandteilen zu gliedern. Es ist durchaus üblich auch im inländischen Schriftverkehr eine internationale Schreibung zu verwenden. Klammern und eine Gruppierung nach Zweiergruppen enfallen. Einzelne Bestandteile dürfen farblich oder durch Fettdruck hervorgehoben werden. Beipiel: +43 1 12345-678

Anschriftfeld

Hier sollten die österreichischen Spezifika beachtet werden. Das Anschriftfeld richtet sich vor allem nach den Vorgaben der Post. Diese sind in der Postbroschüre "Adressieren, aber richtig" ersichtlich.

Briefblätter (Bemaßung)

Die Norm besagt, daß Millimeterangaben gerundet werden dürfen, da auf Grund der Umrechnung von Zoll-Einheiten ungerade Millimeterangaben bestehen. Ergänzend wurden Bestimmungen aufgenommen, die die Nutzung von Textverarbeitungsprogrammen auf PCs berücksichtigen.

Informationsblock

Gewisse Leitwörter wurden gestrichen, neu aufgenommen wurde jedoch "E-Mail". Leitwörter können ergänzt, weggelassenen oder verändert werden. In Informationsblöcken können Leitwörter in verkleinerter Schrift geschrieben werden.

Detailverbesserungen

Anlagen und Verteiler

Die Hervorhebung der Wörter "Verteiler", "Anlage" und "Anlagen" ist nur mehr mittels Fettschrift erlaubt.

Aufzählungen

Aufzählungen dürfen mehrstufig sein, dies ist nun klargestellt, und dürfen durch spezielle Aufzählungszeichen wie sie in Textverarbeitungsprogrammen zur Verfügung stehen gekennzeichent sein. Betreff oder Teilbetreff dürfen hervorgehoben werden, jedoch ähnlich wie bei "Anlage" nur durch Farbe oder Fettdruck.

Fußnoten

Fußnoten stehen immer am Fuß der Seite mit mindestens einer Leerzeile Abstand zum Text. Bildnummerierungen sind mittlerweile ungebräuchlich geworden.

Hervorhebungen

Hervorhebungen sind nun auch in Farbe gestattet.

Rechenzeichen

Die Zeichen für "kleiner" und "größer" sind neu. Der mittige Punkt kennzeichnet eine Multiplikation.

Neue deutsche Rechtschreibung

Die neue deutsche Rechtschreibung gilt für den gesamten Text.

Satzzeichen

Der Halbgeviertstrich (länger und schmaler als der Mittestrich) ist Standard für den Gedankenstrich, Bis-Strich, Gegenstrich, Minuszeichen, usw. Der Mittestrich ist aber weiterhin zulässig.

Währungsbezeichnungen

Die Währungszeichen wurden aber ersetzt durch € oder EUR.

Zahlengliederungen

Neben Änderung für Telefon- und Faxnummern (siehe oben) wurden wieter Anpassungen vorgenommen: Bankleitzahlen werden nicht mehr in Klammern geschrieben. Die IBAN-Schreibweise von Bankkontonummern wurde eingeführt. Zahlen mit mehr als drei Stellen können (müssen aber nicht) durch Leerzeichen gegliedert werden. Währungsbeträge sollen durch Punkte gegliedert werden. Vorsicht: In Amerikawird der Punkt als Komma verwendet, ein Komma jedoch entspricht dem Tausenderpunkt bei uns.